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Smart Working: cos'è, come funziona, quali sono i vantaggi e perché l'Italia è indietro rispetto all'Europa

Anche in Italia si comincia a parlare di "smart working" o lavoro agile: di cosa si tratta, come funziona e perché nonostante la comprovata efficacia non è molto diffuso nel nostro Paese.

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Lo smart working, o lavoro agile, è una realtà professionale sempre più necessaria della società moderna che in Italia ha stentato a decollare, ma forse il panorama lavorativo sta cambiando.

È innegabile che le innovazioni tecnologiche abbiano un impatto altamente trasformativo nella società, e l’avvento dei dispositivi mobili, di una vita sempre connessa - spesso all’insegna dei social network - arriva a cambiare moltissimi aspetti della vita, incluso il modo in cui lavoriamo. Se prima lo standard era quello di recarsi sul posto di lavoro e trascorrervi un determinato numero di ore, adesso che possiamo rimanere in contatto con colleghi e datori di lavoro in ogni momento la mobilità diventa un fattore costitutivo dell’esperienza lavorativa.

Per questo motivo, in tutto il mondo si assiste da diversi anni a una trasformazione del panorama professionale: si parla di rivoluzione industriale tanto che questa nuova fase viene designata come “industria 4.0”. In questo quadro si inscrive il nuovo modo di prestare la propria attività professionale: lo smart working - o lavoro agile - è la soluzione imprescindibile per un futuro lavorativo efficiente e di successo.

Cos’è lo smart working?

Una donna seduta di fronte a un PC all'apertoHDiStock

Per smart working s’intende una modalità di lavoro (dunque non una tipologia di contratto) secondo la quale una parte dell’attività professionale viene svolta al di fuori dell’azienda: può trattarsi di un pomeriggio, alcuni giorni a settimana, sempre o qualsiasi altro periodo di tempo in cui il lavoratore esce dai locali aziendali e rimane attivo tramite dispositivi mobili (laptop, cellulare, tablet) senza avere una postazione fissa, a patto che l’attività prestata ovviamente si inserisca sempre nel rapporto di lavoro subordinato, senza superare i limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale stabiliti per legge.

Secondo una stima riportata lo scorso ottobre dal Sole 24Ore, nel 2022 il 65% della forza lavoro europea (parliamo di 123 milioni di individui), sarà composta da mobile workers (“lavoratori mobili”). In Italia questa modalità di lavoro interesserà 10 milioni di persone, stando a quelle stesse stime, che sono state valutate dalla società di ricerca Idc.

Il paradigma Digital Workspace oggi sostituisce quello della postazione fisica di lavoro: il focus si sposta su chi sei-cosa fai rispetto al quando entri-quando esci-dove sei.

Questa la spiegazione di Daniele Rao, Senior Director Research and Consulting di Idc Italia, il quale aggiunge:

In ambienti sempre più popolati da lavoratori in movimento e device e app intelligenti, le postazioni fisiche di lavoro tendono ormai a essere sostituite dalle cosiddette piattaforme di Digital Workspace, ovvero spazi di lavoro online dove ogni individuo può accedere in maniera univoca alle proprie informazioni di lavoro indipendentemente dal luogo, dal momento o dal dispositivo utilizzato.

Quali sono i vantaggi dello smart working?

Una donna seduta al PC con un cane accantoHDiStock

Poiché la digitalizzazione che caratterizza il lavoro agile elimina (o perlomeno riduce) l’esistenza di una scrivania, di un luogo fisso in cui svolgere la propria professione, e tutti i nostri strumenti, documenti, risultati sono custoditi in un “non-luogo”, ovvero uno spazio digitale (“cloud”, la nuvola), la scelta dello smart working presenta diversi vantaggi, sia per le aziende che per i lavoratori.

Per le aziende, infatti, vengono ridotti i costi in quanto si riduce il volume del cartaceo, sono necessari spazi più piccoli e aumenta la produttività. Per i datori, poi, l’offerta di lavoro da remoto ai propri dipendenti diventa uno strumento di fidelizzazione, perché consente a questi di poter trascorrere più tempo vicino ai propri cari, o di guadagnarne per seguire altri interessi personali.

I lavoratori, infatti, riducono il tempo, i costi e lo stress degli spostamenti necessari per recarsi al lavoro, senza contare che viene minimizzato l’antagonismo tra colleghi. Questi fattori possono migliorare la qualità della vita, perché si guadagna tempo da poter dedicare ad altre attività e svaghi.

La riduzione degli spostamenti e l’eliminazione del cartaceo, poi, hanno un buon impatto anche sull’ambiente (anche se rimane poi il grande problema dello smaltimento dei device elettronici di uso comune).

Smart Working in Italia: perché nel nostro Paese non è molto diffuso?

Una donna di fronte al computer di seraHDiStock

L’architetto Carlo De Angelis (ha fondato Dec, un’azienda specializzata in progettazione d’interni) ritiene che in Italia il lavoro agile non è così diffuso come altrove. Secondo lui, infatti, non si può parlare di smart working semplicemente quando si lavora da casa per uno o due giorni a settimana. “Lo smart working è molto di più: è un nuovo approccio al tradizionale modo di lavorare e di collaborare all’interno di un’organizzazione. E presuppone significativi cambiamenti”.

Nell’intervista rilasciata al Sole 24Ore, De Angelis riporta uno studio condotto da Randstad Workmonitor un anno prima, in cui si evinceva che più di otto lavoratori su dieci fossero a favore dello smart working. Eppure questa opzione risultava agevolata da poche aziende nel nostro Paese. Nel 2017 l’Osservatorio del Politecnico di Milano aveva rilevato che di 206 realtà considerate solo il 36% applicava lo smart working: "L’interesse c’è, ma non è ancora accompagnato dallo sviluppo di una nuova cultura manageriale, per cui solo l’8% degli addetti si può definire smart worker."

Il motivo di questa riluttanza, secondo l’architetto, risiede nel fatto che

Prevale ancora l’idea di voler controllare il dipendente, di tenerlo ancorato alla sedia come se la sua produttività fosse direttamente proporzionale alle ore di lavoro passate di fronte allo schermo.

Invece, spiega De Angelis:

Quando si mette il lavoratore al centro dell’organizzazione, gli si conferisce autonomia e responsabilità anche nella scelta del luogo, gli orari e gli strumenti con cui svolgere le proprie mansioni.

Poiché dunque deve essere una disposizione che proviene dall’alto, e non una proposta del singolo lavoratore, i dirigenti devono essere i primi a ricevere una formazione adeguata che permetta poi loro di determinare un approccio “smart” al lavoro nell’azienda. “Reputo quindi opportuno istituire dei corsi a livello universitario ad hoc, ma la spinta al cambiamento deve comunque partire dai vertici aziendali, che sono spesso i primi a non conoscere le potenzialità del lavoro agile”.

Quel che occorre alle nostre aziende è una visione del futuro più previdente.

Come corollario, ogni azienda dovrebbe dunque dotarsi anche di un sistema digitale adeguato, investendo in uffici ben strutturati ed efficienti: “Anche in pochi metri quadrati, per esempio, si possono organizzare open space e si può introdurre il concetto di ‘scrivanie nomadi’ per generare efficienza sui costi”. Secondo l’architetto d’interni, infatti, disporre postazioni mobili abitua i lavoratori all’idea di doversi spostare dalla propria scrivania, e quando arriverà il momento di portare avanti la propria attività fuori dall’ufficio (come per esempio a casa), saranno già pronti.

Rispetto agli altri Paesi, De Angelis dice che siamo molto indietro (“peggio di noi solo Grecia e Cipro”), soprattutto se si fa il paragone con gli stati nord europei, dove il lavoro agile è più diffuso perché “esiste una predisposizione culturale che considera il lavoro da casa impegnativo e serio quanto lo sia svolgerlo in ufficio”.

Se in Italia non scardiniamo questa concezione di “sorveglianza” del lavoratore sarà impossibile fare il salto di qualità.

Il quadro normativo dello smart working: come funziona?

Due persone sedute attorno ad un tavolinoHDPexels

Nonostante questa sorta di “riluttanza” generale delle aziende ad adeguarsi alla nuova forma di prestazione lavorativa, alla fine del 2018 il panorama nazionale ha mostrato un promettente miglioramento, anche nelle Pubbliche amministrazioni. L’anno scorso i lavoratori dipendenti che grazie a strumenti digitali adatti allo scopo godono di flessibilità e autonomia nella scelta dell’orario e del luogo di lavoro sono diventati 480 mila, come indica una più recente stima condotta dalla School of Management del Politecnico di Milano.

In particolare, il report sottolinea che le prime iniziative del genere nel settore pubblico hanno sono arrivate come conseguenza della legge sul Lavoro Agile. Si tratta di un progetto normativo contenuto al secondo capo della legge sul lavoro autonomo (legge 81 del 2017- ecco perché comunque ci si deve attenere ai limiti temporali di lavoro giornalieri e settimanali previsti dal nostro ordinamento.

  • Contratto e possibilità di recedere. Per costituire un rapporto di lavoro “smart” o “agile” deve esserci un contratto scritto tra le parti, con la possibilità unilaterale di recedere: può essere a tempo determinato o indeterminato. In quest’ultimo caso, per tirarsi indietro dalla modalità di lavoro smart si deve dare un preavviso di almeno 30 giorni, che diventano almeno 90 se il lavoratore è disabile. Qualora sussista un giustificato motivo, ciascuno dei contraenti può recedere prima della scadenza del termine nel caso di accordo a tempo determinato, o senza preavviso nel caso di accordo a tempo indeterminato
  • Parità di trattamento con gli altri colleghi. Il lavoratore smart ha diritto un trattamento economico e normativo non inferiore a quello riconosciuto ai colleghi che svolgono le stesse mansioni solo all’interno dell’azienda, in attuazione dei contratti collettivi. Inoltre al lavoratore può essere riconosciuto “il diritto all’apprendimento permanente, in modalità formali, non formali o informali, e alla periodica certificazione delle competenze” (art 20 del testo di legge).
  • Il diritto alla disconnessione. La legge impone che si debba prevedere espressamente, nel contratto di lavoro, il tempo di riposo del lavoratore, “nonché le misure (tecniche ed organizzative) necessarie per assicurare la disconnessione del lavoratore dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro”.
  • La sicurezza del lavoratore. Il datore di lavoro deve garantire la salute e la sicurezza dal lavoratore, e a tal fine consegna almeno una volta all’anno, al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori, “un'informativa scritta nella quale sono individuati i rischi generali e i rischi specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro” (art. 22). Viene riconosciuto il diritto alla tutela contro gli infortuni (anche in itinere) e le malattie professionali.

Conoscevate questa modalità di lavoro?

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